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        與密集柜相比,傳統檔案柜存在的管理問題

        作者:北京智英偉業辦公家具有限公司 來源:www.sdcadx.com 發表時間:2016-7-15 12:30:03 瀏覽:次  百度一下

        檔案管理是檔案實體保管工作的主要體現形式, 并非僅僅是指對檔案資料的管理工作,而是指包括庫房空間場所的維護和管理在內的的一切保管工作,其內容涉及“維護秩序”和“保護實體”兩個基本方面,即對已整理好的檔案資料進行存入庫房、上架并對柜架中的檔案進行的日常維護、利用、保護性管理工作。隨著科技的發展,密集柜逐漸進入人們的視野,廣泛應用到各個領域的檔案資料管理領域,與密集柜相比,傳統檔案柜存在的管理問題逐漸暴露出來,今天就請北京密集柜廠家-智英偉業發熱張工來給我們具體說明一下。

        傳統的檔案柜庫房管理基本靠庫房管理人員人工完檔案安全保障成,存在工作量大、效率低、館藏情況不透明、統計利用較為不便、實體安全控制手段單一等問題。

        1)人員工作量大、工作效率低。

        由于實體上架、出庫、入庫等均由人工操作,具體實體檔案的位置信息需要靠庫房管理人員的個人記憶或查詢相應記錄來判斷,加大了庫房管理人員的工作量,并且與庫房管理人員的業務水平關系較大。

        庫房管理人員每天都要進行常規的溫濕度檢查、庫房巡查等,只能人工記錄檢查效果和巡查情況,無法進行快速統計和利用。實體檔案的存放位置信息基本靠庫房管理人員的記憶或手工記錄來判斷,在進行查閱、復印等實體檔案應用時,無法快速定位到位置信息,且隨著館藏量的增大需要查找的時間較長,工作效率較為低下。

        2)庫房管理情況不直觀,可視化程度低。

        庫房館藏情況依靠人工記錄或簡單的電子輔助記錄,除庫房管理人員外,單位主管領導和其他人員無法知道庫房的布局情況、檔案的存放位置、庫房館藏情況、溫濕度記錄、巡查情況等真實館藏情況,無法便捷地進行工作監管。

        3)檔案實體安全控制少,無法追溯。

        按照檔案八防工作的要求,目前各單位的檔案庫房基本采用以防為主的策略,盡量減少檔案的實體利用次數,僅僅采取了庫房的防盜等安全措施。對庫房內部的檔案實體的安全控制缺乏有效的監控手段,如檔案實體的位置移動、查閱、復印等實體利用無法進行記錄,從而無法進行追溯。

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